Наши партнеры

 

Другие материалы

Популярное

Категория: Софт

Зачем нужна система документооборотаКак часто, работая в офисе, вы не можете вспомнить, куда положили ту или иную бумагу? Конечно, если это только первые дни на новом месте, то такой проблемы не возникает.

 

Но с ростом стажа на рабочем столе будет увеличиваться количество бумаг, и теперь найти что-то нужное уже будет намного сложнее. Да ладно уж, если не можете найти бумажку на рабочем столе, а что если архивариус перерыл весь архив, а нужного документа просто нет. На самом же деле, он может где-то завалился в щель между полками, и найти его, в этом случае, возможно только перебрав весь архив.

Именно для того, чтобы решить эти проблемы, нужна система электронного документооборота. Она представляет собой специальное программное обеспечение, которое призвано упростить ведение дел в организациях.

Суть работы заключается в том, что все документы, которые должны пройти через множество специалистов в организации теперь просто пересылаются от одного рабочего места на другое по корпоративной сети. Конечно же, все эти документы сохраняются в системе и тут их очень просто найти, воспользовавшись простым поиском. Если нужно, можно изменить документ и в этом случае сохраняется как старый вариант, так и новый.

Вот и получается, что благодаря установке в организации системы документооборота, сократятся затраты на материалы (теперь не нужно покупать бумагу, принтеры для распечатки документов, не нужно заправлять краску для печати на тех же принтерах, потребность в канцтоварах тоже минимальна) и сократится время на обработку документации. К тому же, теперь не нужен огромный архив, где папки с документами обречены покрываться пылью, ведь все они теперь будут находиться в системе постоянно.

Еще одним плюсом является то, что теперь руководству становиться проще отслеживать работу своих сотрудников, ведь теперь можно с точность определить, сколько времени у каждого сотрудника уходит на работу с тем или иным документом.

Также система документооборота позволяет получать и отправлять материалы по интернету. Таким образом, управлять филиалами и представительствами компании становится еще проще.

Организации, которые существуют давно, могут вводить систему постепенно, совмещая работу с бумажными документами и электронными. Это поможет сотрудникам быстрее адаптироваться.

Еще одним огромным плюсом является то, что электронный документооборот может позволить себе почти любая организация, ведь стоит это совсем не много, а кроме этого, он позволит еще и экономить на материалах.